Prozessautomatisierung ist nicht nur für Big-Player ein Thema: Vor kurzem hatten wir die Gelegenheit, den Antragsprozess für Fördermittel des Schulvereins der Geschwister-Scholl-Schule in Solingen zu automatisieren.

Endlich weniger Papierkram: So haben wir den Fördermittelantragsprozess automatisiert

Der Schulverein hatte, wie viele andere auch, ein großes Problem: Berge von Anträgen, endlose E-Mail-Korrespondenz und viel manuelle Arbeit bei der Bearbeitung von Fördermittelanträgen. Das kostet Zeit und Nerven, die man lieber in die Unterstützung der Schüler investieren möchte statt in Formalia.

Deshalb hat sich der Schulverein entschieden, den kompletten Antragsprozess zu automatisieren – mit PowerAutomate von Microsoft. Und das Ergebnis kann sich sehen lassen!

Die Herausforderung: Ein ineffizienter Prozess

Bisher lief der Antragsprozess wie folgt ab:

1. Antragsteller füllten ein PDF-Formular aus und schickten es per E-Mail.
2. Die Anträge wurden manuell geprüft, verbessert und eventuell zurückgeschickt.
3. Die Anträge wurden händisch an die zuständigen Personen zur Genehmigung weitergeleitet.
4. Nach der Genehmigung wurden die Antragsteller wiederum händisch per E-Mail informiert.

Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Anträge gingen verloren oder wurden übersehen, falsch zugeordnet oder weitergeleitet.

Die Lösung: PowerAutomate als Retter in der Not

Der Schulverein hatte ohnehin schon ein Microsoft Office 365 Abonnement. Daher bot sich PowerAutomate als Lösung besonders an, denn es ist in der Regel kostenfrei bei dem Abonnement dabei und verursacht, wenn man nicht spezielles tut, keine zusätzlichen Kosten.

Mit PowerAutomate konnten wir den gesamten Prozess digitalisieren und automatisieren. Und so funktioniert es:

1. Antragsformular als Microsoft Form: Wir haben ein digitales Antragsformular mit Microsoft Forms erstellt. Das Formular ist einfach zu bedienen und ermöglicht uns, alle relevanten Daten zu erfassen.
2. Automatische Datenerfassung: Sobald ein Antrag über das Formular eingereicht wird, werden die Daten automatisch in eine SharePoint-Liste übertragen.
3. Workflow zur Genehmigung: PowerAutomate startet einen Genehmigungsworkflow. Die zuständigen Personen erhalten eine Benachrichtigung und können den Antrag direkt in SharePoint genehmigen oder ablehnen.
4. Automatische Benachrichtigung: Nach der Genehmigung oder Ablehnung erhalten die Antragsteller automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung.
5. Archivierung: Alle Daten und Belege werden automatisch archiviert.
6. Datenanalyse: Die in SharePoint gesammelten Daten können wir für Analysen nutzen, um den Fördermittelantragsprozess kontinuierlich zu verbessern.

Die Vorteile im Überblick

• Zeitersparnis: Die Automatisierung sparr wertvolle Zeit, die in produktiver genutzt werden kann.
• Weniger Fehler: Die Automatisierung minimiert menschliche Fehler.
• Transparenz: Alle Beteiligten haben jederzeit einen Überblick über den Status der Anträge.
• Effizienz: Der gesamte Prozess ist schneller und effizienter geworden.
• Zufriedenheit: Antragsteller erhalten schnellere Rückmeldungen. Nichts bleibt liegen oder wird vergessen.

Fazit: PowerAutomate – ein Gamechanger für den Schulverein

Die Automatisierung des Fördermittelantragsprozesses mit PowerAutomate ist ein voller Erfolg. Wir konnten den Prozess deutlich vereinfachen und effizienter gestalten. Dadurch hat der Verein mehr Zeit für die Unterstützung der Schüler und kann sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren.

Haben auch Sie Interesse an Prozessautomatisierung? Wir beraten Sie gern!